外贸客户来访接待流程

1、接待客户准备

(1)收到客户告知来参观信息后,zui快时间邮件或者电话回复客户,表示欢迎客户来访,了解客户来访人数,是否需要车接送,是否需要帮忙预订酒店,此次来访主要目的等等信息。方便来访各项安排。

(2)收到客户回复的信息统计表后,尽快做好各项安排,如派车申请,客户来访联络函,样品,目录,价格等,并计划好陪同接待的人员如经理或者组长,并告知客户详细情况,讨论 商谈细节。了解客户详细情况并准备客户来访计划,如参观流程,谈论内容,以及希望达到的目标。

(3)客户来访提前一天跟人事部确认车辆接待具体时间。再次发邮件或者电话跟客户确认接待时间地点,以及联系方式。人事部会保证车辆干净整洁,准时待命。

(4)针对客户感兴趣的产品,业务员要非常熟悉此产品,了解此产品的特性及优势,以便介绍给客户。

(5)告知经理客户基本情况,来访具体时间,主要谈论的内容,约好时间。

2、接待过程中

(1)接车。 如果我们是去飞机场接客户的,我们一定要知道客户的航班号和飞机到达的大概时间,我们准备一块牌子, 上面是客户的名字, 同时写上欢迎您。早半个小时在机场出口等待客户。如果知道客户喜欢鲜花的,可以准备一束鲜花送给客户。

(2)途中吃饭。很多次在接客户的时候,都会碰上在途中吃饭,问一下客户喜欢吃什么或者不喜欢吃什么,可以让客户自己点菜。

(3)下榻宾馆。如果客户的行李比较多的,可以先把客户送到宾馆,把行李放在宾馆。给客户找一间比较安静的舒适的房间, 可以让客户休息的更好。

(4)到达公司(公司会议室。 客户到达公司以后, 先是进行自我介绍,交换名片。 之后先和客户进行交流谈判。

(5)环境的要求。例如在天气很热时,客户希望这个房间里很凉爽.

(6)招待客户。事前准备好的水果, 问一下客户喜欢喝咖啡还是茶水? 一般国外客户喜欢喝咖啡。

(7)谈判。 在这过程中,业务员应及时记下客户提出的问题及重要点,有的问题当时可以解决的, 当场解决, 如果不能解决的, 可以告诉客户, 会在邮件中回答客户。 有关价格方面, 常规产品可以按照我们的报价单, 特殊的产品需要同销售经理商量一下, 再给客户报价。关于交货期的事情, 先问一下生产部, 再答复给客户。

(8)参观样品室。和客户进行一定的交流之后,一般客户会提出来,参观一下工厂, 这时,可以按照我们的安排,先参观样品室,让客户对我们一共有哪些产品类别有个总的了解,再去各个车间。

(9)参观车间。参观车间的时候, 给客户做详细的介绍, 介绍我们公司的设备, 以及每一道检验工序。 客户提出问题的时候,及时清晰回答客户, 如果对问题不太确定, 可以问一下经理或者其他人员。

(10)参观检测室。 给客户介绍我们公司的检测设备。

(11)继续谈判。 客户参观完了我们的工厂后, 可能还会继续和我们谈判。 可能会有一些技术上的问题, 我们可以请我们的技术人员帮助我们回答。

(12)谈判结束。 我们谈判成功后, 要有一颗感恩的心, 感谢客户对我们公司及产品的支持,我们一定会严把质量关,提供优质的服务给客户。 但是不要流露出一种胜利者的表情, 因为那样会让客户觉得自己很亏, 我们要表现出我们做了很大的让步。 谈判结束后, 我们可以和客户聊一些轻松的话题。

(13)小礼物。可以送给客户一个有中国特色的小礼物,客户会很高兴。

(14)安排客户返回。如果客户直接去飞机场, 我们可以送客户去飞机场,如果客户接下来还要去另外一个公司, 要及时和那个公司联系好, 告诉他们客户大概什么时候到那边, 让他们安排好人员去接客户, 如果路途比较远的话,记得给客户准备一点方便携带的水果。

3、接待客户之后

(1)根据客户来访的所有记录,整理好递交给部门经理,并详细讨论如何跟进客户的需求,和进一步的沟通和合作。

(2)具体联系相关部门和同事,立即安排和实施客户来访所谈论的细节,并及时反馈给客户。

(3)合作成交,多多接单

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(来源:从工从攴)

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