在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单 , 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件。(应由单证员制作，交给业务跟单员跟进)。
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