每天邮件这么多,该如何有效地管理邮件?

邮件是外贸业务员跟进客户的重要渠道,经常用邮箱工作的朋友都有感触:

工作时间长了之后,邮件太多,找起东西来实在不方便,还占用空间有时候想删掉一些用处不大的邮件,但面对邮件“茫茫大海”,却不知道该从哪里开始整理。”

那么,有什么好的方式可以把邮件快速分类整理吗?

答案是有的。其实只要把邮箱绑定在OKKI CRM上,可以快速高效地将邮件进行归类一起来看看吧

1、客户邮件自动归类

完成客户建档之后,OKKI CRM会自动把与客户的往来邮件进行归类,并按照“客户分组、客户来源、客户状态、客户类型、客户星级、客户活跃度”这几个类别整齐划分好。

图片来源:OKKI CRM测试账号

在每个分类旁边,还会自动显示该分类的具体客户数、未读邮件数,方便业务员查阅。

图片来源:OKKI CRM测试账号

2、自动给邮件打标签

“给邮件打标签“可以理解为业务员自己对这封邮件做的一个小标记。

如果是一些重点业务邮件如询盘、报价、PI、CI、PL、水单等,OKKI CRM会自动识别并打上标签。

图片来源:OKKI CRM测试账号

举个例子,如果是阿里巴巴国际上来的询盘邮件,系统都会自动打上“平台询盘”的标签如果邮件标题、内文或附件中含有“PI”字样,系统也会自动识别并打标签,方便业务员。

要是想要自定义标签,OKKI CRM也支持自定义标签和颜色,比如按客户风格,可以设置为“守时”、“干脆利落”、“爽快大方”等类型。

图片来源:OKKI CRM测试账号

3、文件夹自动归类

文件夹可用作于邮件分类和高效管理邮件类型。比如重要客户发来的邮件,都在收件箱比较分散,可以通过创建文件夹进行归档。

常规的邮箱管理软件都会有文件夹的功能,但OKKI CRM更为智能,可以通过设置收件规则,让邮件自动归类到对应文件夹里。

举个例子,在“收件规则”中设置好,当发件人是客户分组中的VIP客户、且邮件中含有“报价”字样,系统就会把这封邮件自动归档到“重要客户文件夹”中,并打上“报价”标签。

图片来源:OKKI CRM测试账号

4、按角色自动分类

为了方便业务员查看不同类型的邮件,在邮件列表的上方,还会根据不同角色类别(客户、同事、通讯录)自动分类,方便业务员快速查看。

图片来源:OKKI CRM测试账号

5、两个隐藏邮件功能

1待处理邮件提醒

待处理邮件类似于一个邮件提示的功能,提示我们什么时候去处理某封邮件比如公司下达了邮件通知,业务员跟进客户暂时没时间去查看邮件,可以设置为待处理邮件。

图片来源:OKKI CRM测试账号

2重要邮件打钉

如果有一些需要反复查看的重要邮件,比如客户那边发的报价资料,可以用打钉功能固定住,再通过快捷按钮查找就非常方便

图片来源:OKKI CRM测试账号

6、小结

通过以上的方法,琐碎的邮件一下就被整齐分类啦!

总之,把邮件用好,查找起来更方便,所有的工作分类也都能一目了然,将会大大提升业务员的工作效率

了解更多详情,请添加客服二维码,备注【雨果】。

(编辑:江同)

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