外贸出口业务流程手册

关于外贸业务整个流程,相信很多外贸新人现在还是处于懵的状态,上一个环节与下一个环节具体操作是如何的?

寻找客户

寻找客户的方法主要有两种:

1、网上吆喝,主动出击与买家找上门。

2、参加展会,加大曝光,揽生意。相对而言,网上找客人费用低,成交率低;展会费用高,成交率高。当然,也有其他渠道开发客人的办法。

客户报价

在国际贸易的过程中,最先的步骤是产品的询价、报价。其中,对于出口产品的报价主要包括:产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。比较常用的报价有:FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。

以一单服装为例:

货物的成本就是采购服装的价钱(如果是让工厂生产的话,就是采购面辅料的费用+付给工厂的加工费用)。其它费用就是运费+杂费+报关费用+公司日常开销费用等。

利润就是自己挣的钱,可见,还需清楚以下内容:

a、汇率

b、价格条件

c、运费、保险费和杂费等

签订合同

在国际贸易中,对于买卖合同没有固定形式。一般有正式的购货合同,也有确认书(Confirmation)、协议书(Agreement)、备忘录(Memorandum)、定单(Order)、委托订购单(Indent)等等。除非一方声明”以签约为准”,以上的这些都可以认为是合同。

在签订《购货合同》过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。

确认书(Confirmation)、协议书(Agreement)、备忘录(Memorandum)。。。。等等就没有合同那么严肃了,简化了很多。像异议索赔、不可抗力、仲裁等等条款都不会列入,所以根据买卖双方需求选择合适的形式签订。

付款方式

目前国际付款方式有几种:信用证(L/C)、电汇(T/T)和付款交单(D/P)和承兑交单(D/A)。

若做信用证(L/C),要熟悉《国际商会跟单信用证统一惯例》(UPC600),仔细又详尽。若是L/C付款,通常是在交货期前,确认L/C已经收到,收到L/C后要审查信用证,检查是否存在错误及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。简单地说,信用证是保证出口商收回货款的保证文件。请注意,出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行,信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。国际贸易中以信用证为付款方式的居多,信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。

TT付款方式是以外汇现金方式结算,由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内,可以要求货到后一定期限内汇款。

备货

备货实际上就是采购货物或者下定单到工厂生产货物。备货在整个外贸流程中起到有着非常重要地位,须按照合同来进行。货物的质量、规格、数量、包装等等要符合合同或信用证的要求。要注意结合船期安排,以利于船货衔接。

为了确保质量和交货没有问题。一般来说外贸公司会派专门的人员(如:跟单、QC)去工厂追踪生产,检验货物。也有老外指派的专门验货的机构(第三方),如SGS,OMIS,BV等来验货。在生产结束,货物装箱完毕后,工厂要提供装箱单给外贸公司(也就是多少箱货物,箱子的尺寸、重量、件数、规格等等)。

可以根据货物的不同来选择包装形式(如:纸箱、木箱、编织袋等)。不同的包装形式其包装要求也有所不同。

1.一般出口包装标准:根据贸易出口通用的标准进行包装。

2.特殊出口包装标准:根据客户的特殊要求进行出口货物包装。

3.货物的包装和唛头(运输标志):应进行认真检查核实,使之符合信用证的规定。

商检

很多外贸公司都将商检环节交给专门的机构去做了,所以只需了解即可。

如果是法定检验的出口产品,要提供出口合同,商业发票,装箱单,报关单,等商检所需资料。

如果委托工厂商检,在给工厂下订单时要说明商检要求,并附上报检委托书和上述单据,而且要告诉工厂将来产品的离境口岸,便于工厂办理商检。

商检机构接受报验之后,会及时派员赴工厂的货物堆存地点(比如仓库)进行现场检验、鉴定。此后由专业的报关员办理通关手续。

报关

当货准备好,商检也OK后,接下来就是要将货物运给客人了。首先要跟海关打交道,这就是报关,包括接受申报、审核单证、查验货物、结关放行等几道手续。在装货的24小时之前,需报关,提交各种相关单证。

货运

报关OK后,接下来是货运了,需租船订仓,把货交给客人。如果合同是FOB条款,客人会指定运输代理公司(船运公司),当然也有客人委托卖方帮他找的。所以需尽早尽快地与货代公司联系,告知发货要求,了解将要出口货物的出口口岸,船期等情况,同时一定要把工厂的交货时间和船期准时衔接(准时进仓)。达到客人规定的交货期。尽早在交货期之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)。向货运公司定仓时,一定要书面定仓(如传真),注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

工厂在装货完毕,集装箱离开工厂后,需要一份装货通知,上面列明集装箱离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。并要求工厂装好集装箱后一定要上封条。

通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中,海洋运输货物保险条款所承保的险别,分为基本险别和附加险别两类:

基本险别有平安险(Free from Paricular Average-F.P.A)、水渍险(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切险(All Risk-A.R.)三种。平安险的责任范围包括:由于海上自然灾害引起的货物全损;货物在装卸和转船过程中的整体灭失;由于共同海损引起的牺牲、分担和救助费用;由于运输船只触礁、搁浅、沉没、碰撞、水灾、爆炸引起的货物全损和部分损失。水渍险是海洋运输保险的基本险之一。按中国人民保险公司的保险条款,其责任范围除了承担平安险所列各项风险外,还承担恶劣气候、雷电、海啸、洪水等自然灾害的风险。一切险的承报保责任范围相当于水渍险和一般附加险的总和。

附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。一般附加险有偷窃提货不着险、淡水雨淋险、抽窃短量险、渗漏险、破损破碎险、钩损险、混杂沾污险、包装破裂险、霉变险、受潮受热险、串味险等。特别附加险有战争险、罢工险等。

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货所用单据。所签提单根据信用证所提要求份数签发,一般是三正三副。进行海运货物时,进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。(须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商。

收汇

按照谈好的收款方式及时进行收汇,每一种结算方式都是为顺应特定交易而产生的,结算方式没有好坏之说,只有合适与不合适之分。任何一种结算方式都有它自身所固有的特点,只要认识全面、运用得当,每一种结算方式都可以成为特定交易中的“最好”(最合适)的结算方式。国际贸易实务操作中,结算方式的选择要从资金安全、方便快捷、配套融资、市场策略、客户关系等多重因素进行综合考虑,根据自身情况灵活运用结算方式。

退税

单证信息齐全后,向税务局申请出口退税,做好单证备案,及时收汇。退税申报需要准备的单据:

外贸企业:报关单(可通过电子口岸-出口退税模块下载导入)、购货增值税专用发票抵扣联、代理出口货物证明(委托出口)、收汇水单(需要申报收汇情况的重点监测企业)、海关进口增值税专用缴款书(外贸企业进口再出口的情形)等。

生产企业:报关单(可通过电子口岸-出口退税模块下载导入)、出口发票、代理出口货物证明(委托出口)、收汇水单(需要申报收汇情况的重点监测企业)等。

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